6 روش برای بهبود فرهنگ سازمان

دکتر کامل حسین زاده

جملات کوتاه در مورد فرهنگ :

•  استقرار رفتار نو، مستلزم تفکر نو است.

• تغییر باورهای بنیادین سازمان به معنای واقعی، بین 5 تا 15 سال یا بیشتر به درازا می کشد.

• در سال های آغازین زندگی سازمان، رهبران، فرهنگ سازمان را می سازند، حال آن که در میانسالی ، فرهنگ سازمان، رهبران را می سازد.

• فرهنگی که به آتش نشان ها پاداشت دهد، آتش افروز است.

• فرهنگ، پسماند موفقیت است.

• هیچ سازمانی را نمی توان فهمید مگر همگام تغییر آن.

6 روش برای بهبود فرهنگ سازمان

شرکت هایی که خود را در ردیف بهترین مکان های کار می بینند ، نه تنها محصول یا خدمات مورد تقاضا را ارائه می دهند. بلکه فرهنگی را در سازمان ایجاد کرده اند که همواره  نوآوری ، فداکاری و اشتیاق به کار را در بین کارکنان وجود دارد. مدیران چنین سازمان ها به خودشان می بالند. آنها اعتقاد قلبی دارند که نیروی انسانی ارزشمندترین سرمایه سازمان است. چنین سازمانها همواره خود را با متغیرهای بازار و نتیجتا در رقابت با رقبا موفق تر از شرکت هایی که فاقد فرهنگ مثبت حاکم بر فضای کار هشتند، عمل می کنند.

بنابراین سئوال این است که چگونه می توان فرهنگ سازمانی ایجاد کرد که استعدادهای نیروی انسانی در آن شکوفا شود؟

لورن روبیس ، مسئول فرهنگ و تحول در کالج NorQuest و مدرس برنامه های توسعه حرفه ای هاروارد می گوید که پاسخ به سئوال ، حقوق و مزایای بالا، فضاهای فیزیکی شیک و مزایایی چشمگیر مانند کیفیت غذا، پذیرایی های مفصل  و یا اتاق های مجلل کار نیست.

پاسخ با رهبران موفقی است که بر ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت تمرکز می کنند که افراد درون سازمان را تشویق می کند تا به ماموریت سازمان اعتقاد داشته و در تحقق اهداف عالی سازمانشان کوشش نمایند.

در زیر شش نکته قدرتمند را معرفی می کنم که به شما کمک می کند پایه های یک فرهنگ سازمانی مثبت و پویا را ایجاد کنید که به سازمان و کارکنان شما کمک می کند تا شاهد پیشرفت های چشم گیر باشید:

1. ارزش های خود را مشخص کنیدOrganizational values

به طور کلی ، کارکنان تمایل دارند که بداتند فعالیتهای آنان در تحقق اهداف سازمان و یا بخشی از آن ، تاثیر بسزایی دارد و آنها در یک هدف مشترک سهیم هستند.

بنابراین فرهنگ سازمانی باید عمیقا ریشه در هدف و ارزشهای اصلی سازمان ، داشته باشد.

“مشتریان و کارمندان – قرار نیست تنها بدلیل نیاز به محصولات و خدمات شما به شرکت شما مراجعه کنند ، بلکه باید فرهنگ حاکم بر فضای سازمان بگونه ای باشد که مراجه با کارکنان سازمانتان خود یک رضایت جنبی دیگری در مشتریانتان ایجاد نماید بدین معنی که تمایز سازمان شما با رقبای تان کاملا خود را نشان دهد. فرهنگ شما باید تجربه ای را ارائه دهد که آنها دیگران بویژه مشتریان می خواهند بخشی از آن باشند. می دانید که این زمانی میسر است که شما فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کرده باشید.  وقتی مردم می گویند ، من واقعاً می خواهم بخشی از این موسسه باشم.

به عبارت دیگر ، روبیس می گوید: “کارکنان شما باید از کاری که انجام می دهند احساس خوبی داشته باشند.”

ارزشهای خود را صریح و عمدی بیان کنید.

شما بعنوان رهبر سازمانتان باید ارزش های اخلاقی مورد نظر بر سازمان که چشم انداز و ماموریت سازمانتان را حمایت می کند، را به بیانی ساده و قابل فهم در بین کارکنانتان از هر رده کاری، تفهیم نمایید. حتی پیشنهاد می شود در مصاحبه و انتخاب کارکنان، یکی از سوالات در مصاحبه برداشت متقاضی کار( بویژه برای پست های مدیران و سرپرستان میانی) از بیانیه های چشم انداز، ماموریت و ارزش های اخلاقی را جویا می شوند. برخی اعتقاد متقاضی کار به ارزشهای اخلاقی را بیشتر بها می دهند. پس اگر فرایند تغییر فرهنگ خود را آغاز کرده اید ، بیانیه ارزش شما باید نشان دهنده دیدگاه شما نسبت به آنچه شما معتقدید، استوار باشد. یعنی خط قرمز شما برای ادامه همکاری، اعتقاد کارکنان به این ارزش ها باید باشد.

2. معتبر باشید

شما متکی به شخصیت ، ارزش ها و روح خود بوده و به آن وفادار هستید ، صرف نظر از فشاری که برای انجام کارهای دیگر انجام می دهید. با خود و دیگران صادق هستید و مسئولیت اشتباهات خود را بر عهده می گیرید.هدف و ارزش های شما تنها در صورتی که به آنها واقعاً باور داشته باشید ، پایه محکمی برای تغییر فرهنگ ایجاد می کند. روند باید واقعی باشد. شما بشدت در برابر اعمالتان پاسخگو هستید و اشتباهات خود را می پذیرید.

3. ایجاد عادت گوش دادن به دیگران

با ایجاد سیستمی برای گوش دادن به نقطه نظرات کارکنان و حتی مشتریان و ارباب رجوع، شما قادر خواهید بود اطلاعات باارزشی جمع­آوری کنید. اگر با دقت گوش می­دهید ، این امر باعث ایجاد انگیزه در کارکنان شما می­شود ، و یا برعکس نشانه­هایی وجود دارد که ممکن است باید در فرهنگ سازمان تجدید نظر کنید. جمع­آوری اطلاعات آگاهی شما را در مورد سازمانتان بیشتر می­کند.

به عنوان مثال ، نظرسنجی هایی که میزان مشارکت ، اعتماد و فرهنگ را اندازه گیری می کنند ، می توانند ابزارهای قدرتمندی برای جمع آوری بازخورد صادقانه از تیم های شما باشند.

داده های کمی مانند ترک برخی کارکنان ، نرخ ماندگاری کارکنان، سهولت در استخدام استعدادهای با کیفیت ، بهره وری بالا و مشارکت زیاد مشتریان نیز می تواند شاخص های اصلی این باشد که فرهنگ شما به نفع سازمان شما کار می کند.

با این حال ، مهم است که فقط به گوش دادن غیر مستقیم تکیه نکنید. ارتباط مستقیم و معنی دار نیز باید بخشی مستمر از این فرآیند باشد.

جلسات فردی ، گروهی،  کارگاه های آموزشی، تجزیه و تحلیل شکایات مشتریان، روند منفی فروش، روند کمی و کیفی نامطلوب محصولات و خدمات خود نیز در بهبود فرهنگ سازمان موثر است. بقول ادگار شاین، اگر مشکلی را در سازمانتان ریشه ای حل کنید، به بهبود فرهنگ سارمانتان کمک فراوانی کرده اید.

خط مشی ما

• هرآنچه که گفتيم، آن را به موقع انجام می­دهیم.
• هرآنچه که مي­گوييم پاي آن مي­ايستيم چه آن را به يک يا چند نفر، و چه به خودمان گفته­باشيم.
• هرآنچه که مي­دانيم انجام می­دهيم و به موقع هم انجام می­دهیم، همانطوري انجام می­دهيم که مي­دانيم بايد سر موقع انجام شود
• هرآنچه که از ما انتظار مي­رود انجام بشود، انجام می­دهیم (حتي اگر صريحا به ما اعلام نشده باشد)،  آن را سر موقع انجام خواهیم داد، مگر اينکه صريحا با انجام آن مخالفت کرده باشیم.
• معيارهاي اخلاقي مشتریان، جامعه و قانوني را می­پذیریم و به آن پایبندیم.

• امروزه مدیران کسب و کارها بخوبی به نقش و اهمیت مدیریت فرهنگ سازمان های شان آگاهی دارند در اهمیت این موضوع، ادگار شاین می گوید:(اگر شما فرهنگ را هدایت نکنید، فرهنگ شما را هدایت می کند و ممکن است حتی متوجه نشوید چه بلایی سر کسب و کارتان آمده است).

• نکته قابل توجه این است که فرهنگ خوب یا بد مفهوم ندارد. مدیران باید هوشیار باشند که فرهنگ سازمانی با ماموریت و استراتژی سازمان همخوانی داشته باشد. بنابراین ملاک قضاوت در مورد یک فرهنگ، میزان هماهنگی آن با وظایف آن سازمان است. 

• شاین می گوید: تا زمانیکه سازمانی در انجام وظایف بنیادی خود موفق است، فرهنگ موجودش خوب است، همین که نشانه های شکست در سازمان بروز کرد، گمان می روز عناصری از فرهنگ ناکارا هستند و باید دگرگون شوند. 

هرگز عزم تغییر فرهنگ نکنید. کار را به عزم گشودن گره ای از کار سازمان آغاز کنید

4. ایجاد امنیت روانی

شما اگر سازمانی درست کردید که گوش دادن به دیگران خود تبدیل به یک عادت شد، یعنی در معدن ذغال سنگتان قناری همیشه وجود دارد،

در سازمان ، گردش زیاد کارکنان ، نشانه واضحی است که فرهنگ شرکت شما مناسب کار نمی کند. با این حال ، علائم ظاهری هر چه باشد ، مشکل اصلی عدم امنیت روانی است. کارکنان شما از ابراز نگرانی ، گزارش مشکلات ، پیشگام یا خلاق بودن ، ترویج نوآوری یا ریسک پذیری احساس امنیت نمی کنند.

و یکی از قوی ترین شاخص هایی که افراد در سازمان شما احساس امنیت نمی کنند ، سکوت است. به گفته روبیس ، “خطرناک ترین سازمان یک سازمان ساکت است.”

“شما باید به انتقادات گوش دهید. شما باید آماده باشید که در این مورد دفاعی نباشید. و شما باید عقب بمانید و شجاعت و صداقت را داشته باشید و بگویید “اینجا چیزی اشتباه است”. 

5- اشتباهات را بپذیرید و از آنها درس بگیرید

روبیس می گوید: “اشتباهات وسیله یادگیری واقعی هستند و تیم های شما را قادر می سازد تا آزمایش و نوآوری را تجربه کنند.”

نحوه برخورد تیم رهبری با اشتباهات ، فرهنگ شما را تقویت یا تضعیف می کند.

یک مکان عالی برای شروع آشکارا ، پذیرفتن اشتباهات است. مدیران باید بتوانند اعتراف کنند که حتی آنها نیز مرتکب اشتباه خواهند شد. همانطور که روبیس اشاره می کند ، کارکنان حق دارند از رهبری سازمان انتظار داشته باشند، که چشم انداز مناسبی برای سازمان تعریف نماید.

وقتی اشتباهی رخ می دهد ، آن اشتباه را در چارچوب هدف و ارزش های اصلی خود بررسی کنید. مرور چگونگی وقوع یک خطای خاص در آن زمینه شما را قادر می سازد تا درس های مناسب را بیاموزید.

تنها در این صورت است که می توانید به طور واقعی فرهنگ ریسک پذیری ، خلاقیت و نوآوری قابل قبول را ترویج دهید.

مدیریت دانش هم به این معنی است که درسهایی را که از اشتباهات می آموزید در کل سازمان تسری دهید و همه افراد کلیدی حداقل از آن آگاه باشند.

6. روندها را تماشا کنید

شرکتها هرگز ثابت نیستند و فرایند ایجاد فرهنگ نیز تغییر نمی کند.

هدف ایجاد حرکت در جهت مثبت است.

“زیرا آنچه اتفاق می افتد این است که هر اقدام کوچکی که انجام می دهید سیستماتیک می شود و شروع به ایجاد یک حرکت می کنید. و هر گام کوچک شروع به تقویت همه مراحل دیگر می کند و شما را به جلو می برد. و عکس آن نیز صادق است که اگر مراقب نباشید ، حرکت می تواند به سمت سمیت پیش رود. “

پس از ایجاد پست های شنیداری خود ، هرگز توجه خود را به آنچه به شما می گویند متوقف نکنید.

اگر در حال ایجاد حرکت مثبت در جهت مثبت هستید ، برای مثال نظرسنجی های مشارکت ، شاخص های اعتماد ، حفظ و استخدام اعداد باید این را تأیید کند. در حالی که احتمالاً شروع های اشتباه و گام های اشتباه وجود خواهد داشت ، اما نکته اصلی این است که به دنبال روندهایی باشید که در حال حرکت به جلو هستید.

همیشه مراقب “قناری ها در معدن زغال سنگ ضرب المثل” نیز باشید ، زیرا حرکت می تواند به همین راحتی گلوله برفی را در جهت اشتباه ایجاد کند.

بخشی از فرایند تکراری باید شامل بازبینی و بازبینی مکرر سیستم ارزشی شما باشد.

در مورد سیستم ارتباطی خود بی امان باشید. هرگز درباره هر کاری که انجام می دهید صحبت نکنید. “

به راحتی می توان انتقاداتی را که می شنوید به عنوان مخالفت با تغییر یا نگرش بد کارمند ناراضی نادیده گرفت. رهبران موفق باید واکنش های مناسبی داشته باشند و آن را یک بازخورد مثبت و سازنده تلقی کنند.

ایجاد ایمنی روانی مستلزم بازسازی اعتماد و اطمینان از این است که اقدامات شما با ارزشهای شرکت شما مطابقت دارد ، از همه مهمتر ، ممکن است لازم باشد تصدیق کنید که کلمات و اعمال شما ممکن است بخشی از مشکل باشند.