طراحی و تدوین شاخص های بهبود عملکرد KPI’s

دکتر کامل حسین زاده

• جلوگیری از انباشته شدن ضایعات
• افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها
• استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار
• جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها
• جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات
• جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
• سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار
• نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم
• جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
• پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار
• رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها
• ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر
• رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان
• کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز
• انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی
• آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار

طراحی و تدوین شاخص های بهبود عملکرد KPI’s

شاخص های بهبود عملکرد یعنی چه؟

شاخص کلیدی عملکرد KPI یک کمیت قابل  قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار و مؤثر خود، موفق بوده است یا نه؟  سازمان ها از KPI ها برای ارزیابی موفقیت خود در رسیدن به اهداف استفاده می کنند. … انتخاب صحیح به صنعت شما و اینکه کدام یک از کسب و کار ها را دنبال می کنید،  بستگی دارد.

انتخاب صحیح شاخص ها در کل سازمان از تصمیمات هیات مدیره گرفته تا همه بخش های آن عملی بوده و سازمان را در مسیری که حرکت می کند یاری میرساند. با اندازه گیری این شاخص ها ، تصمیمات درستی اتخاذ می شود . برای استمرار بهبود در سازمان ها حتما باید عملکرد آن مورد بازنگری و به عدد بیان شود.

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار ، مؤثر عمل می کند.  سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی کسب و کار  متمرکز باشند ، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر روی فرآیندهای بخش هایی مانند فروش ، بازاریابی ، منابع انسانی ، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند.

انتخاب صحیح شاخص ها در کل سازمان از تصمیمات هیات مدیره گرفته تا همه بخش های آن عملی بوده و سازمان را  سازمان را در مسیری که حرکت می کند یاری میرساند. با اندازه گیری این شاخص ها ، تصمیمات درستی اتخاذ می شود . برای استمرار بهبود در سازمان ها حتما باید عملکرد آن مورد بازنگری و به عدد بیان شود.

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار ، مؤثر عمل می کند.  سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی کسب و کار  متمرکز باشند ، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر روی فرآیندهای بخش هایی مانند فروش ، بازاریابی ، منابع انسانی ، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند.

شاخص های بهبود عملکرد یعنی چه؟

شاخص کلیدی عملکرد KPI یک کمیت قابل  قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار و مؤثر خود، موفق بوده است یا نه؟  سازمان ها از KPI ها برای ارزیابی موفقیت خود در رسیدن به اهداف استفاده می کنند. … انتخاب صحیح به صنعت شما و اینکه کدام یک از کسب و کار ها را دنبال می کنید،  بستگی دارد.

انتخاب صحیح شاخص ها در کل سازمان از تصمیمات هیات مدیره گرفته تا همه بخش های آن عملی بوده و سازمان را در مسیری که حرکت می کند یاری میرساند. با اندازه گیری این شاخص ها ، تصمیمات درستی اتخاذ می شود . برای استمرار بهبود در سازمان ها حتما باید عملکرد آن مورد بازنگری و به عدد بیان شود.

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار ، مؤثر عمل می کند.  سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی کسب و کار  متمرکز باشند ، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر روی فرآیندهای بخش هایی مانند فروش ، بازاریابی ، منابع انسانی ، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند.

 چه چیزی باعث می شود KPI مؤثر باشد؟

اکنون که می دانیم KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی است . در بیشتر مواقع، برخی سازمان ها کورکورانه KPI های شناخته شده در صنعت را انتخاب کرده و بدون توجه به زیرساخت های فرهنگی و فیزیکی خود از اینکه نتایج مورد نظر را نمی گیرند ، متعب می شوند.

در تدوین استراتژی برای تدوین KPI ، باید به موارد زیر توجه نمایید:

• تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند و بفهمد که اهداف سازمانی شما چیست ، چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید
• چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند.
• این یک فرایند تکرار شونده است که شامل بازخورد تحلیلگران ، روسای بخش و مدیران است.
• با آشکار ساختن این مأموریت، شما می توانید درک بهتری از فرآیندهای کسب و کارتان آشناتر شده و این شاخص ها را تدوین نمایید.
• لازمه تدوین شاخص های عملکرد مدیریت داده ها و اطلاعات در سازمان تان می باشد. بدون تجزیه و تحلیل این داده ها، نمی توان شاخص عملکرد را تدیون نمود.

نحوه تعریف KPI

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کاری دشوار باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلیدی” است زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد ، به یک نتیجه خاص کسب و کارتان مرتبط باشد. KPI ها باید براساس اهداف مهم یا اصلی کسب و کارتان تعریف شوند. هنگام تعریف KPI این مراحل را دنبال کنید:

• نتیجه مورد نظر شما چیست؟
• چرا این نتیجه مهم است؟
• چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
• چگونه می توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
• چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
• چگونه می دانید که به نتیجه خود رسیده اید؟
• چند بار پیشرفت را به سمت نتیجه بررسی خواهید کرد؟

 KPI SMART چیست؟

SMART اختصار این کلمات است:

 Specific, Measurable, Attainable, Realistic(Relevant ) & Timely/ Time Bound

یعنی   قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقع گرایانه( مرتبط ) و در محدوده زمانی مشخص

این سئوالات بعنوان نمونه مطرح می شود:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت در تحقق اهداف را با آن اندازه گیری کنید؟
• آیا هدف واقعاً قابل دستیابی است؟
• هدف با ماموریت و چشم انداز سازمان شما چقدر مرتبط است؟
• چهارچوب زمانی برای رسیدن به این هدف چیست؟

نحوه نوشتن و توسعه KPI

هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که چگونه این KPI با یک نتیجه خاص کسب و کارتان و  یا با هدف یا اهدافی مرتبط است. KPI ها بایدبا توجه به واقعیات کسب و کارتان تعیین شوند تا کمکی باشد برای تشخیص موفقیت های تان در مسیر فعالیت سازمان.  هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

• برای KPI خود یک هدف مشخص بنویسید
• KPI خود را با ذینفعان به ویژه سهامدان، مشتریان، تامین کنندگان و کارکنان در میان بگذارید.
• KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید
• اطمینان حاصل کنید که KPI عملی است
• KPI خود را متناسب با تغییر محیط کشب و کارتان بازنگری کنید.
• بررسی کنید که KPI قابل دستیابی است
• اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید
• همه KPI ها را همزمان و در تعامل با یکدیگر تدوین کنید.

خط مشی ما

• هرآنچه که گفتيم، آن را به موقع انجام می­دهیم.
• هرآنچه که مي­گوييم پاي آن مي­ايستيم چه آن را به يک يا چند نفر، و چه به خودمان گفته­باشيم.
• هرآنچه که مي­دانيم انجام می­دهيم و به موقع هم انجام می­دهیم، همانطوري انجام می­دهيم که مي­دانيم بايد سر موقع انجام شود
• هرآنچه که از ما انتظار مي­رود انجام بشود، انجام می­دهیم (حتي اگر صريحا به ما اعلام نشده باشد)،  آن را سر موقع انجام خواهیم داد، مگر اينکه صريحا با انجام آن مخالفت کرده باشیم.
• معيارهاي اخلاقي مشتریان، جامعه و قانونيرا می­پذیریم و به آن پایبندیم.

استفاده از KPI ها به عنوان بخشی از چارچوب های مدیریت عملکرد شما

معمولی ترین وظایف مدیران یک کسب و کار در بهبود مدیریت عملکرد سازمان خود،  تعیین اهداف ، اندازه گیری عملکرد و مدیریت کلیه فعالیت های مرتبط است. بزرگان مدیریت همواره می گویند که بهترین مدیر آن است که با عدد و رقم سخن بگوید و بهبود را در کسب و کاری که آن را مدیریت می نماید، نشان دهد.

شاخص عملکرد فقط یک نوع اندازه گیری عملکرد است.

شاخص های بهبود عملکرد KPI  با سه روش در  ایجاد کارهای گروهی و تیمی موثر، کمک کنند

در دنیای کسب و کار امروز باید قبول کنیم نیروی انسانی یکی از ارزش مند ترین سرمایه سازمان است. حتی برخی فراتر این رفته اند که نیروی انسانی کارآمد، شریک سازمان است. با اندازه گیری شاخص های بهبود عملکرد در یک بازه زمانی ماهانه و فصلی، تیم های کاری برای بررسی روند مثبت و یا منفی شاخص دورهم جمع می شوند و پس از تجزیه و تحلیل داده ها به مواردی که نیاز به پیشرفت دارد، پی می برند. این افراد در قالب تیم های کاری در تدوین برنامه ریزی های بهبود مشارکت فعال داشته و آگاهانه و مشتاقانه برنامه ها را به اجرا در می آورند. این یعنی ارتقاء کیفیت کارهای گروهی.

شاخص های کلیدی عملکرد در عمل

خوب ، حالا که شما تمام شاخص های کلیدی عملکرد خود را تعریف کرده اید حال که چی؟

گزارش KPI

این که آیا شما یک نتیجه شاخص KPI را به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، سه ماهه ، سالانه یا همه موارد را در یک جلسه رسمی سازمان تان ارائه نمایید در حقیقت موفقیت ها و یا ناکامی های احتمالی عملکرد در یک یا چند بخش ، مورد بررسی قرار می دهید. به چند مثل عملی اکتفا می کنم.

فرض کنید ، افزایش 5% مقدار فرو ش برای بازار هدفA تعریف شده است و مدیر فروش مسئولیت تحقق آن را بر عهده دارد. اندازه گیری تغییرات فروش در 4 ماه نشان می دهد مثلا در ماه سوم نه تنها این افزایش محقق نشده بلکه 1% هم کاهش را نشان می دهد. این شاخص مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و پس از بررسی علل احتمالی آن، برای بهبود شاخص در ماه پنجم، برنامه ریزی می گردد. مجدد در پایان ماه پنجم نتیجه اندازه گیری شاخص مورد بررسی قرار گرفته و تصمیماتلازم بسته به اندزه شاخص گرفته می شود. این عمل یکی از کاربردی ترین فایده تعیین شاخص های بهبود عملکرد سات.

در حال حاضر در سازمان های پیشرفته ، کلیه شاخص ها با کمک نرم افزارهایی اندازه گیری شده و در مانیتور قابل رویت است. اصطلاحا به آن Dashboard Management می گویند.

کارشناسان شرکات سامانه کیفیت تدبیر ارومیه آماده همکاری با شما به منظور طراحی و تدوین شاخص های بهبود عملکرد می باشد. منتظر تماس شما هستیم.