طراحی، آموزش و استقرار کیفیت محیط کار 5S

دکتر کامل حسین زاده

• جلوگیری از انباشته شدن ضایعات
• افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها
• استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار
• جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها
• جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات
• جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
• سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار
• نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم
• جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
• پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار
• رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها
• ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر
• رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان
• کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز
• انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی
• آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار

طراحی، آموزش و استقرار کیفیت محیط کار 5S

5S چیست؟

یکی از ابزارهای ارتقاء بهره وری در محیط کار، رعایت اصول 5S می باشد. در حقیقت با رعایت این اصول می توان ضمن مدیریت زمان، علاقمندی به کار، از ضایعات و اتلاف هم پیشگیری نمود.

بسیاری از صاحب نظران اصول 5S را پایه اصلی اجرای سایر سیستم ها از جمله نظام پیشنهادات، سیستم مدیریت کیفیت، انرژی و محیط زیست دانسته اند. لازم به ذکر است که این نظام برای اولین بار توسط ژاپنی ها معرفی گردید.
مهمترین اهداف از اجرای اصول پنجگانه را در رسیدن به سطح قابل قبول ایمنی و بهداشتی محیط کار، ارتقاء استاندارد محیط کار،  بهبود بهره وری ، صرفه جویی در هزینه ها ،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها  دانسته اند.

اصول پنجگانه ارتقاء استاندارد محیط کار عبارتند از :

ساماندهی، نظم و ترنیب، پاکیزه سازی، استاندارد سازی و انضباط

• ساماندهی یا تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری    Seiri, Sort   

ساماندهی عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. یعنی تشخیص اقلام ضرور از غیرضروری، و تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری. معمولا گوشه سالن های تولید، کشو های میز کارکنان، سالن تعمیرات و محوطه پر است از اقلام غیر ضروری که مدت های مدیدی به آنها توجه نشده و بلاتکلیف مانده اند. مخصوا انبار ضایعات و اسقاطی را می توان پس از جداکردن اقلام ضروری به فروش رساند و هزینه نگهداری و نیز فضای محوطه را از بلااستفادگی نجات داد.

خیلی ها اجرای این اصل از اصول پنجگانه را ، هنر دور ریختن اشیاء زاید دانسته اند.

نظم و ترتیب Seiton, Set in order  

دومین اصول پنجگانه ، نظم و ترتیب است . یعنی قرار دادن اشیاء ضروری ( که در اصل اول جدا سازی شده اند) در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان ضمن جلوگیری از وارد شدن هر گونه صدمه به آنها، در کوتاه ترین زمان ممکنه بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد . یعنی کمتر از 30 ثانیه. رسیدن به این استاندارد یعنی بدانیم چه مقدار کالا یا اشیاء در کجا و چه وضعیتی هستند.

پاکیزه سازی  Seiso, Shine

در دیدگاه  5Sپاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد از روی هرگونه وسیله( ماشین آلات، ابزارآلات، تجهیزات و غیره ) از آلودگیها و مواد خارجی.

عمل پاکیزه سازی در حقیقت یک نوع بازرسی است که در صورت مشاهده هرگونه عدم انطباق، سریعا اصلاح شده و رفع گردد. همه افراد سازمان در هر سمتی در اجرای اصول 5S مسئولیت مستقیم دارند.

به مثال رعایت چند مورد زیر در این خصوص  توجه فرمایید:

انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط خود فرد و مجری ارائه خدمات

• شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است
• شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
• تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
• حذف آلودگی های گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
• پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و…).

استانداردسازی (   Seikitsu )

استانداردسازی به بیان ساده یعنی سه اصل اول ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی چ

گونه باید انجام شود. به عبارت دیگر تدوین دستورالعملی برای چگونگی 3 اصل ذکر شده.

انجام ممیزی های داخلی در فواصل زمانی معین یکی از راه هایی است که از اجرا شده اصول 3 گانه اطمینان حاصل بکنیم.

نمونه هایی از اجرای استاندارد سازی  را می توان بصورت زیر بیان کرد:

• بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، ممیزی داخلی).
• استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما ).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا ).
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
• برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها ).
  تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
• تشکیل جلسات کمیته راهبری ، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف ۵S
• فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب کردن و تمیز کردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار ).

انضباط ( Shitsuke )

اصل پنج تحت عنوان انضباط شاید یکی از مهمترین اصول 5S باشد. با عنایت به تجارب 40 ساله خود در امر مشاوره و اجرای 5S اجازه می خواهم انضباط را اینگونه تعریف نمایم. انضباط یعنی عادت کردن به انجام دادن کارهای درست. انضباط یعنی رعایت استاندارد سازی 5S که همان رعایت 3 اصل اول یعنی سامان

دهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید.

نمونه هایی از فعالیتهایی که موجب تقویت انضباط می شود می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
• توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان ).

خط مشی ما

• هرآنچه که گفتيم، آن را به موقع انجام می­دهیم.
• هرآنچه که مي­گوييم پاي آن مي­ايستيم چه آن را به يک يا چند نفر، و چه به خودمان گفته­باشيم.
• هرآنچه که مي­دانيم انجام می­دهيم و به موقع هم انجام می­دهیم، همانطوري انجام می­دهيم که مي­دانيم بايد سر موقع انجام شود
• هرآنچه که از ما انتظار مي­رود انجام بشود، انجام می­دهیم (حتي اگر صريحا به ما اعلام نشده باشد)،  آن را سر موقع انجام خواهیم داد، مگر اينکه صريحا با انجام آن مخالفت کرده باشیم.
• معيارهاي اخلاقي مشتریان، جامعه و قانونيرا می­پذیریم و به آن پایبندیم.

موانع و مشکلات اجرای نظام 5S که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :
•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم
•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.
•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول5S و بلند مدت بودن اجرای آن
•    ساده انگاشتن نظام 5S   و عدم بررسی عمیق آن
•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن
با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول 5S   با کمک متخصصین و مشاورین کار آمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

• حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی 5S
• بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه
• آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد ها و مکانیزم عملکرد در نظام 5S
• انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام 5S
• مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S
• تهیه دستورالعمل های اجرایی ، چک لیست های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی 5S
• تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی 5S
• تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد